Стандарт № 1

УТВЕРЖДЕН

приказом директора

ОКУ «ГАДЛС ЛО»

от 27.03.2017  № 17

 

Стандарт

предоставления государственной услуги

«Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий»

1. Наименование государственной услуги

«Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий» (исполнение социально - правовых запросов юридических и физических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления).

2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Государственную услугу предоставляет Областное казенное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» (ОКУ «ГАДЛС ЛО»).

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом государственной услуги являются:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в документах архивных фондов ОКУ  «ГАДЛС ЛО»;

- уведомление о направлении запросов на исполнение  по принадлежности в другие органы и организации.

Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

4. Срок предоставления государственной услуги

Срок исполнения запросов социально-правового характера, письменных обращений граждан и организаций определяется в соответствии с дейст­вующим законодательством в течение 30 дней в порядке очередности с момента их  регистрации  в архиве.

В исключительных случаях  директор ОКУ «ГАДЛС ЛО», или лицо на то уполномоченное, вправе продлить срок рассмотрения обращения не бо­лее чем на 30 дней, письменно уведомив об этом получателя государственной услуги. В частности основаниями для перенесения срока исполнения  запроса могут быть: дополнительные сведения, полученные архивом  от заявителя, большой объем  просматриваемой информации, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация.

Запросы социально-правового характера, поступившие от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др.  ставятся на особый контроль. Исполнение таких запросов осуществляется в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса или в срок, определенный руководством архива.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов,  в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или дается соответствующая рекомендация.

Интернет - обращения граждан, полученные по электронной почте, регистрируются в архиве в день поступления. Заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Рассматриваются в ускоренном порядке запросы:

- граждан, достигших 80-летнего возраста;

- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;

- граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;

- граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;

- по медицинским показателям при наличии медицинского заключения;

- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

По письменным обращениям ответ направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 15 дней с момента поступления письменного обращения.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

Предоставление государственной услуги  осуществляется  в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 02 мая 2006 г.  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

-  Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

-  Постановление  Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в  информационных системах персональных данных»;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный номер № 9059);

- Устав областного казенного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» (новая редакция),  утвержден приказом начальника управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области 22.12.2010 № 35.

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной  услуги

Основанием для получения государственной услуги является:

- личное обращение заявителя;

- письменное обращение заявителя  по почте или факсу;

- обращение, поступившее на официальный сайт ОКУ «ГАДЛС ЛО»;

- обращение, поступившее по электронной почте;

- обращение, поступившее через Единый портал государственных услуг (ЕПГУ).

При обращении заявитель предъявляет:

- документ, удостоверяющий его личность;

- документы, подтверждающие льготы получателя государственной услуги;

- запрос из ПФ РФ;

- заполненная анкета-заявление (Приложение 1).

Заявитель вправе предоставить по собственной инициативе документы, которые, по его мнению, относятся к интересующей теме, вопросу, событию, факту или сведениям (копия трудовой книжки, удостоверений о награждении и др.).

От имени заявителя запрос о предоставлении государственной услуги может подать его представитель на основании документов, подтверждающих его полномочия.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для  предоставления государственной услуги

Все запросы, поступившие в ОКУ «ГАДЛС ЛО», подлежат обязательному приему и регистрации.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

Государственная услуга не может быть предоставлена в следующих случаях:

-    отсутствие документов, указанных в разделе 6;

- если в письменном обращении не указана фамилия гра­жданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, отсутствуют необходимые сведения для его рассмотрения;

- письменное обращение, в котором содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

-   если текст письменного обращения не поддается прочтению;

-   если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке;

-   если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и пре­кращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

-   если в запросе обжалуется судебное решение.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о  документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, не предусмотрены.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за  предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется на бесплатной основе.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за  предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, не предусмотрены.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата  предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут.

13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Запросы о предоставлении государственной услуги, в том числе и в электронной форме, подлежат регистрации в однодневный срок. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация его может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления такой услуги

Место расположения ОКУ «ГАДЛС ЛО» имеет транспортную и пешеходную доступность.

Центральный вход в здание оборудован вывеской с наименованием архива и информационной табличкой о режиме работы ОКУ «ГАДЛС ЛО».

На первой и последней ступенях размещена контрастная тактильная лента, на поручнях пандуса - пиктограммы с дублированием надписей азбукой Брайля.

Входная дверь имеет контрастную маркировку в виде ярко - желтого светоотражающего круга.

Вход в здание оборудован тактильными пиктограммами и осветительными приборами. Для дистанционного вызова сотрудника учреждения имеется специальная кнопка.

Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, которые включают в себя: место для ожидания, место для приема, место информирования.

Место ожидания  (холл здания) соответствует государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам и требованиям по освещенности и вентиляции  и оборудовано стульями и столами для посетителей,  имеются необходимые условия для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов).

Место для информирования, предназначенное для ознакомления посетителей с информационными материалами, оборудовано информационными стендами, содержащими актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения государственной услуги, в частности:

- стандарт  предоставления государственной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта архива;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением государственной услуги;

- образец  заполнения анкеты – заявления;

- другие информационные материалы, необходимые для получения государственной услуги.

Помещение для приема получателей государственной услуги (стол справок) организовано в виде отдельного рабочего места для ведущего прием специалиста.

15. Показатели доступности государственной услуги

Показателями доступности государственной услуги являются:

- возможность обращения заявителя с жалобой на действие (бездействие) должностных лиц в связи с получением государственной услуги;

- возможность ознакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения гражданина;

- получение уведомления о переадресации его обращения;

- обеспечение должностными лицами архива всестороннего и своевременного рассмотрения обращения граждан;

- доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- возможность выбора способа получения  информации.

16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

Возможность получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге:

-  на официальном сайте ОКУ «ГАДЛС ЛО»;

- по электронной почте:arhivls@admlr.ru;

- через ЕПГУ.

В рамках межведомственного взаимодействия с ПФ РФ Липецкой области  услуга предоставляется посредством программы-VIPNETCLIENT(деловая почта клиентов).

ОКУ «ГАДЛС ЛО» в предоставлении государственной услуги в МФЦ не участвует.