Стандарт № 2

УТВЕРЖДЕН

приказом директора

ОКУ «ГАДЛС ЛО»

от  27.12.2017 №44

Стандарт

предоставления государственной услуги

«Обеспечение доступа к архивным документам  и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива»

1. Наименование государственной услуги

Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива (организация работы пользователей в читальном зале (рабочей комнате); копирование документов по заказам пользователей).

2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Государственную услугу предоставляет Областное казенное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» (ОКУ «ГАДЛС ЛО»).

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги являются:

-   предоставление архивной информации;

-   предоставление справочно-поисковых средств;

-   архивная копия;

-   официальный ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в документах

архивных фондов ОКУ  «ГАДЛС ЛО»;

-   допуск  пользователей к работе в читальном зале (рабочей комнате) с

архивными  документами.

4. Срок предоставления государственной услуги

Допуск пользователей к работе с документами в читальном зале (рабочей комнате) архива производится в день обращения.

Справочно-информационные  издания, описи, дела, документы выдаются в день заказа.

Архивные копии по заказам пользователей  читального зала (рабочей комнаты) изготавливаются в день оформления  бланка – заказа на копирование документов.

Срок изготовления архивных копий, являющихся приложением к социально-правовым запросам, определяется в соответствии с действующим законодательством в течение 30 дней в порядке очередности с момента их регистрации в архиве.

Срок изготовления архивных копий, являющихся приложением к  запросам социально-правового характера, поступившим от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др., по которым необходимо сообщить результат исполнения, ставятся на особый контроль. Исполнение таких копий  осуществляется в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса или в срок, определенный руководством архива.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

Предоставление государственной услуги  осуществляется  в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 02 мая 2006 г.  № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

-  Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

-  Постановление  Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г.  № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в  информационных системах персональных данных»;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный номер № 9059);

- Приказ Федерального архивного агентства от  01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;

- Устав областного казенного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» (новая редакция),  утвержден приказом начальника управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области 22.12.2010 № 35.

 

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной  услуги

 

Основанием для предоставления  государственной услуги является:

- личное обращение заявителя;

- письменное обращение заявителя  по почте или факсу;

- обращение, поступившее на официальный сайт ОКУ «ГАДЛС ЛО»;

- обращение, поступившее по электронной почте;

- обращение, поступившее через  Единый портал государственных услуг (ЕПГУ).

При обращении заявитель предъявляет:

- документ, удостоверяющий его личность;

- документы, подтверждающие льготы получателя государственной услуги;

- заполненный  бланк – заказ на копирование документов, с резолюцией  директора   архива, заявление на имя директора (Приложение 1) и заполненную анкету пользователя (Приложение 2).

От имени заявителя запрос о предоставлении государственной услуги может подать его представитель на основании документов, подтверждающих его полномочия.

Для допуска к работе с документами в читальном зале (рабочей комнате) архива получатель государственной услуги предъявляет документ, удостоверяющий личность, письмо, направившей его организации или собственное заявление.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для  предоставления государственной услуги

 

Все запросы, письма, заказы, поступившие в ОКУ «ГАДЛС ЛО», подлежат обязательному приему.

 

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

Государственная услуга не может быть предоставлена в следующих случаях:

-    отсутствие документов, указанных в разделе 6;

- если в письменном обращении не указана фамилия гра­жданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, отсутствуют необходимые сведения для его рассмотрения;

- если в письменном обращении содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

-   если текст письменного обращения не поддается прочтению;

-   если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке;

- если в запросе отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

-   если в запросе обжалуется судебное решение;

-   необходимости  научного описания и технического оформления документов;

-   плохого физического состояния документов;

- необходимости выполнения служебных заданий работниками архива (справочная работа, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов);

-   выдачи дел во временное пользование;

-   наличия в делах и документах информации конфиденциального характера;

-   выдачи дел другому пользователю;

- отсутствие документов, необходимых для получения государственной услуги.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию.

К работе с документами в читальном зале (рабочей комнате) ОКУ «ГАДЛС ЛО» не допускаются получатели государственной услуги, если они находятся в алкогольном, наркотическом опьянении, в социально-неадекватном состоянии (враждебно или агрессивно настроенные).

 

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о  документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, не предусмотрены.

 

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за  предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется на бесплатной основе.

 

11. Порядок, размер и основания взимания платы за  предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, не предусмотрены.

 

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

 

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата  предоставления государственной услуги не должен превышать 30 минут.

13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

 

Запросы о предоставлении государственной услуги, в том числе и в электронной форме, подлежат регистрации в однодневный срок. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация его может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

 

14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления такой услуги

 

Место расположения ОКУ «ГАДЛС ЛО» имеет транспортную и пешеходную доступность.

Центральный вход в здание оборудован вывеской с наименованием архива и информационной табличкой о режиме работы ОКУ «ГАДЛС ЛО».

На первой и последней ступенях размещена контрастная тактильная лента, на поручнях пандуса - пиктограммы с дублированием надписей азбукой Брайля.

Входная дверь имеет контрастную маркировку в виде ярко - желтого светоотражающего круга.

Вход в здание оборудован тактильными пиктограммами и осветительными приборами. Для дистанционного вызова сотрудника учреждения имеется специальная кнопка.

Прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, которые включают в себя: место для ожидания, место для приема, место информирования.

Место ожидания  (холл здания) соответствует государственным санитарно-эпидемиологическим нормативам и требованиям по освещенности и вентиляции  и оборудовано стульями и столами для посетителей,  имеются необходимые условия для подготовки требуемых документов (стол, ручка, бумага, образцы документов).

Место для информирования, предназначенное для ознакомления посетителей с информационными материалами, оборудовано информационными стендами, содержащими актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения государственной услуги, в частности:

- стандарт  предоставления государственной услуги;

- почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта архива;

- список документов, необходимых для предъявления при обращении за получением государственной услуги;

- образец  заполнения анкеты – заявления, бланка – заказа на копирование документов;

- другие информационные материалы, необходимые для получения государственной услуги.

Помещение для приема получателей государственной услуги (стол справок, рабочая комната архива) организовано в виде отдельного рабочего места для ведущего прием специалиста и получателя государственной услуги.

 

15. Показатели доступности государственной услуги

Показателями доступности государственной услуги являются:

-  возможность обращения гражданина с жалобой на действие (бездействие) должностных лиц в связи с получением государственной услуги;

- возможность ознакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения гражданина;

- получение гражданином уведомления о переадресации его обращения;

- обеспечение должностными лицами архива всестороннего и своевременного рассмотрения обращения граждан;

- удобство и доступность получения заявителями информации о порядке предоставления государственной услуги;

- возможность выбора способа получения  информации.

 

16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

Возможность получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге:

-  на официальном сайте ОКУ «ГАДЛС ЛО»;

- по электронной почте:arhivls@admlr.ru;

- через ЕПГУ.

В рамках межведомственного взаимодействия с ПФ РФ Липецкой области  услуга предоставляется посредством программы-VIPNETCLIENT(деловая почта клиентов).

ОКУ «ГАДЛС ЛО» в предоставлении государственной услуги в МФЦ не участвует.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Директору  ОКУ  «Государственный

архив документов по личному составу

Липецкой области   Андреевой С. В.

 

 

Ф.И.О._______________________________

______________________________

______________________________

Паспорт______________________________

(серия)

______________________________

(номер)

Адрес_______________________________

_______________________________

_______________________________

 

Заявление

 

Прошу предоставить мне возможность работать с документами архивного фонда  ________________________________________________________________________

(название фонда)

 

 

 

 

 

 

 

«_____» ______________ 20___г.                                                                              _________________

(подпись)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

ОКУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ»

 

АНКЕТА

пользователя, работающего в рабочей комнате архива

 

1. Фамилия ______________________________________________________________

2. Имя __________________________________________________________________

3. Отчество (при наличии) _________________________________________________

4. Дата рождения _________________________________________________________

5. Гражданство ___________________________________________________________

6. Место работы (учебы) и должность (при наличии) ___________________________

________________________________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовый адрес и адрес электронный почты, телефон)

 

7. Образование, ученое звание, ученая степень (при наличии) ___________________

________________________________________________________________________

8. Основание для проведения исследования __________________________________

(направление организации или  по личному заявлению)

9. Тема, хронологические рамки ___________________________________________

________________________________________________________________________

10. Цель работы _________________________________________________________

11. Адрес регистрации по месту жительства (пребывания) _____________________

________________________________________________________________________

12. Адрес фактического проживания ________________________________________

________________________________________________________________________

13. Номер контактного телефона (при наличии) _______________________________

14. Адрес электронной почты (при наличии)

________________________________________________________________________

15. Вид, серия, номер и дата документа, удостоверяющего личность, а также

орган, выдавший документ ________________________________________________

________________________________________________________________________

16. Фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица _______________

 

Обязательство-соглашение

 

Я, ___________________________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (при наличии))

ознакомлен с действующим  Порядком использования  архивных документов и обязуюсь его выполнять.

Я согласен  на  обработку  моих  персональных  данных,  указанных  в

анкете, посредством внесения в информационную базу данных, в соответствии

с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Обязуюсь соблюдать режим  конфиденциальности в отношении ставшей мне

 

известной информации, использование и распространение  которой ограничено

законодательством Российской Федерации.

 

«___» ________________ 20___ г.      __________________________

подпись

____________________________     _______________    _______________________

должность, сотрудника архива                                             подпись                                 расшифровка подписи

 

«____»________________ 20____ г.

 

«____»________________20____г.