Об архиве

Архив был создан постановлением главы администрации Липецкой области от 16 02.2001 № 21 в целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, обеспечения сохранности документов ликвидируемых и реорганизуемых предприятий, учреждений и организаций, не имеющих правопреемника.

 

Постановление главы администрации Липецкой области №21 от 16.02.2001 "О создании областного государственного учреждения "Областной архив по личному составу и специальной документации"

Долгое время архив располагался в цокольном этаже здания ОГУ "Государственный архив Липецкой области". На протяжении четырех лет подбирались варианты помещений и зданий для размещения архива. К сожалению, ни один из них не отвечал требованиям нормативных документов. И только в сентябре 2005 года, тогда еще архивному отделу администрации Липецкой области было выделено трехэтажное здание бывшего ателье и оформлено право оперативного управления,были получены положительные заключения государственной противопожарной службы МЧС России по Липецкой области, службы вневедомственной охраны, а также Липецкого АНТЦ "Академархстройцентр" о техническом состоянии несущих и ограждающих конструкций. Архивным отделом администрации Липецкой области были объявлены конкурсы и по результатам заключены государственные контракты на выполнение работ по проектированию и дальнейшей реконструкции здания. В сентябре 2006 года были начаты работы за счет средств областного бюджета в рамках реализации областной целевой программы "Развитие архивного дела в Липецкой области (2006 – 2010 гг."). Было выделено 9 млн. рублей.

В соответствии с планом выполнения работ реконструкция была завершена в октябре 2007 года. Из-за множества бюрократических препон ввод здания в эксплуатацию затянулся почти на полтора года.

10 июля 2009 года состоялось торжественное заседание, посвященное началу работы ОГУ "Областной архив по личному составу и специальной документации" в своем собственном, реконструированном здании.

В соответствии с постановлением администрации Липецкой области от 30.11.2010 №417 «О создании областных казенных учреждений путем изменения типа областных бюджетных учреждений» было создано областное казенное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» ( ОКУ «ГАДЛС ЛО») путем изменения типа областного государственного учреждения «Областной архив по личному составу и специальной документации»

Постановление главы администрации Липецкой области №417 от 30.11.2010  "О создании областных казенных учреждений путем изменения типа областных бюджетных учреждений"

На сегодняшний день в архиве оснащено 9 архивохранилищ общей площадью 400 кв. м. Рабочие кабинеты занимают порядка 200 кв. м. Прием посетителей осуществляется в столе справок на первом этаже здания. В просторном холле предусмотрены места для ожидания, оформлен стенд, на котором размещена информация о нормативно-правовой базе работы архива, о режиме работы стола справок, схема проезда и маршруты общественного транспорта. Поскольку хранилища расположены на первом и втором этажах, то предусмотрен грузоподъемник для транспортировки документов в рабочие помещения на третий этаж. Кроме того, в архиве смонтирована современная система пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения, автоматическая система охранной сигнализации, на окна первого этажа установлены решетки. В рабочих кабинетах предусмотрена система кондиционирования.

Приоритетным направлением деятельности  архива является исполнение запросов социально-правового характера. Совершенствованию этой работы способствует использование автоматизированных баз данных по двум видам информации: БД "Архивный фонд", БД "Стол справок". Работа по исполнению запросов тесно связана с деятельностью Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Липецкой области и за сравнительно небольшой срок существования архива отработаны механизмы взаимодействия. В 2009 году с целью согласования требований пенсионного законодательства и правил исполнения запросов  разработаны Рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера в целях защиты пенсионных прав граждан. В 2011 году подписано Соглашение об информационном взаимодействии между государственным учреждением-отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Липецкой области и Управлением ЗАГС и архивов Липецкой области. На 01.01.2016 на хранении в архиве находится 93882 ед. хр., что составляет 190 фондов. Штатная численность работников по основной деятельности составляет 28 человек.